ドタキャン対策の基本 — リマインドと予約制限を仕組みにする

ドタキャンは「人」ではなく「仕組み」で減らす

ドタキャンが続くと、どうしても「あの人はもう受けない」という個人の記憶に頼りがちです。でも記憶は抜けますし、新しいお客様には効きません。前日に自動でリマインドが届く、確定する前に履歴が見える、回数に応じて制限がかかる。この3つを仕組みにしておくと、判断に迷う場面が減ります。

1. リマインドは自動で、前日と当日に

リマインドを手で送るのは続きません。予約が確定したら、前日の夜と当日の数時間前に自動でメールやLINEが届くようにしておきます。文面には予約の日時と、キャンセルするならこちらから、という導線を入れておくと、無断ではなく事前のキャンセルに変わりやすくなります。

2. 確定ボタンの直前に、キャンセル履歴を見る

履歴は「後から見返す」のではなく「確定する直前に見える」場所に出すのが要点です。来店回数・直前キャンセル・無断キャンセルの回数が、確定ボタンの真上に表示されていれば、見落とすことがありません。

3. 制限は段階的に

いきなりブロックではなく、まず承認制にするのが現実的です。承認制のお客様からのリクエストは、あなたがOKするまで枠に入りません。そのうえで繰り返す人だけブロックにする。制限の自動判定は厳しくなる方向だけにして、緩める判断は自分で行うようにしておくと、事故が起きにくくなります。

• 通常: そのまま予約が入る
• 承認制: あなたがOKするまで仮予約のまま
• ブロック: 予約ページから申込みできない

無断キャンセルの判定は、自分で確定する

「来なかった」の判定を自動にすると、連絡のすれ違いで間違った記録が残ることがあります。予定時刻を過ぎた予約は、あなたが「無断」として確定する。この一手間を残しておくほうが、記録の信頼性が保てます。